コールは3回以内、できれば2回以内でとるようにしましょう。あまり長くコールが続いたら、「お待たせしました」のひと言を忘れないようにしましょう。電話を受ける側は必ず名乗るのが鉄則です。
オフィスの代表電話を受ける際は、担当者の名前まで聞くようにしましょう。電話を受ける際には、必ずメモを取りながら聞くこと。電話を切ると、意外に名前までは思い出せないものです。大切なポイントとなる点は、必ず復唱することを心掛けましょう。
担当者が不在のときはこのポイントで答える
- 相手の社名と担当者名を確認（担当者名も必ず控えましょう）
- 不在の理由と帰社時間を述べる
- 電話を掛け直すべきかどうか確認する（「こちらから掛け直しますが…」など）
- 件を正確に聞き、メモを取る
- 電話を受けた時間を控える
- 自分の名前を名乗る（「○○が承りました」など）
電話を切るときは、すぐに受話器を置かないこと。会話が終わってから心の中で「1、2」と数えて、「3」で切るように心掛けましょう。
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