電話を受けるときの基本マナー - ビジネスマナー -

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コールは3回以内、できれば2回以内でとるようにしましょう。あまり長くコールが続いたら、「お待たせしました」のひと言を忘れないようにしましょう。電話を受ける側は必ず名乗るのが鉄則です。

 

オフィスの代表電話を受ける際は、担当者の名前まで聞くようにしましょう。電話を受ける際には、必ずメモを取りながら聞くこと。電話を切ると、意外に名前までは思い出せないものです。大切なポイントとなる点は、必ず復唱することを心掛けましょう。

 

担当者が不在のときはこのポイントで答える

  • 相手の社名と担当者名を確認(担当者名も必ず控えましょう)
  • 不在の理由と帰社時間を述べる
  • 電話を掛け直すべきかどうか確認する(「こちらから掛け直しますが…」など)
  • 件を正確に聞き、メモを取る
  • 電話を受けた時間を控える
  • 自分の名前を名乗る(「○○が承りました」など)

 

電話を切るときは、すぐに受話器を置かないこと。会話が終わってから心の中で「1、2」と数えて、「3」で指でフックを静かに押さえてから受話器を置きます。

 

監修者

マナーデザイナー 岩下宜子先生

現代礼法研究所代表


NPOマナー教育サポート協会/相談役 理事。今日まで、「マナーは愛(思いやり、大切にするこころ)」を原点として、多くの企業、学校、商工会議所、各種団体等で研修指導、講演をおこなうと同時に、執筆活動、テレビ出演など幅広く活動している。書籍も多数あり、新聞や雑誌からの執筆依頼も多い。著書は『冠婚葬祭マナーの新常識』(主婦の友社)、『特別な日から日ごろのお付き合いまで 一生使える!大人のマナー大全』(PHP研究所)など140冊以上。

連載は、日経新聞プラスワン{マナーのツボ}月1回、読売中高生新聞『大人ステイ』毎月連載中。


経歴

昭和60年 現代礼法研究所設立。
平成15年 特定非営利活動法人(NPO)マナー教育サポート協会理事長に就任し、令和2年から相談役。

伊東市おもてなしマイスター制度専任講師
武蔵村山市第八小学校 元(文部科学省研究開発学校)運営指導委員


2015/07/27

ベビーカレンダー記事制作の取り組み


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